Wenn Sie Anträge per E-Mail bearbeiten, Inventarlisten in Tabellen führen oder Checklisten auf Papier nutzen, bringt eine No-Code-App Erfassung und Weitergabe in einen einheitlichen Ablauf. Mit No-Code-Plattformen erstellen Sie Apps aus grafischen Bausteinen und Einstellungen, ohne viel zu programmieren.
No-Code-Apps eignen sich besonders für wiederkehrende Abläufe mit klaren Zuständigkeiten. Legen Sie vor dem Start fest, wer Daten sehen und ändern darf. Prüfen Sie die App anschließend mit den verschiedenen Rollen und klären Sie, wie Sie Daten exportieren und weiterverwenden.
Geeignete Abläufe für No-Code-Apps
Eine App für Freigaben nimmt etwa einen Urlaubsantrag oder eine Ausgabenmeldung entgegen, zeigt den Bearbeitungsstatus an und leitet den Vorgang an die zuständige Person weiter. Bei mehreren Genehmigungen können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge sie erfolgen. Klären Sie vorher, wer bei Abwesenheit entscheidet und was bei einer Ablehnung geschieht.
Für die Inventarverwaltung können Beschäftigte oder Vereinsmitglieder Gegenstände mit Standort und Zustand erfassen und Zu- oder Abgänge dokumentieren. Ein Barcode hilft, den richtigen Artikel auszuwählen. Ob eine solche Funktion verfügbar ist, hängt von der Plattform und dem verwendeten Gerät ab.
Checklisten und Inspektionen eignen sich für wiederkehrende Prüfungen von Räumen, Anlagen oder Ausrüstung. Die prüfende Person hält Abweichungen fest und kann sie an die zuständige Stelle melden. Eine digitale Checkliste stellt allerdings nicht automatisch sicher, dass eine Prüfung einem vorgeschriebenen Standard entspricht. Die fachlichen Anforderungen müssen Sie selbst festlegen und prüfen.
Mit Erfassungsformularen erfassen Sie Meldungen und Anfragen in einheitlicher Form. Auch Ergebnisse einer Begehung lassen sich so festhalten. Pflichtfelder und feste Auswahlmöglichkeiten verringern uneinheitliche Eingaben. Erfassen Sie dabei nur Angaben, die für den jeweiligen Zweck nötig sind.
Erst den Ablauf festlegen
Beschreiben Sie zuerst den tatsächlichen Ablauf, bevor Sie Felder und Ansichten anlegen: Wer startet den Vorgang, wer bearbeitet ihn und wer schließt ihn ab? Legen Sie außerdem fest, welche Status es gibt und was bei fehlenden Angaben, Ablehnungen oder Vertretungen passiert.
So vermeiden Sie, dass die App einen unklaren Papier- oder E-Mail-Ablauf einfach digital nachbildet. So könnte ein Freigabeantrag zum Beispiel erst dann weitergeleitet werden, wenn alle erforderlichen Angaben vorliegen. Für die Inventarliste sollte klar sein, wer Änderungen an Standort und Zustand eintragen darf. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Ablauf und erweitern Sie ihn erst, wenn die Zuständigkeiten funktionieren.
App- und Datenzugriff getrennt prüfen
Wer eine App öffnen darf, hat nicht automatisch nur Zugriff auf die Daten, die auf der sichtbaren Oberfläche erscheinen. Der Zugang zur App und die Berechtigungen für die Datenquelle müssen aufeinander abgestimmt sein. Die Herstellerdokumentationen von AppSheet und Microsoft Power Apps weisen darauf hin, dass Sie den Zugang zur App getrennt von den Berechtigungen für die Tabellen oder Dateien mit den Daten regeln können.
Prüfen Sie daher drei Ebenen: Wer darf die App öffnen? Wer darf welche Daten lesen oder ändern? Wer darf Vorgänge freigeben, löschen, exportieren oder die App weitergeben? Blenden Sie vertrauliche Daten nicht nur in einer Ansicht aus. Bei AppSheet garantieren Sichten allein beispielsweise keinen Schutz der zugrunde liegenden Daten. Bei Power Apps können Rechte an der Datenquelle zusätzlich zur App-Freigabe erforderlich sein.
Vergeben Sie nur die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe benötigt. Das ist besonders wichtig, wenn die App personenbezogene Daten enthält. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem, dass Sie Daten nur für den festgelegten Zweck und nur im nötigen Umfang verarbeiten. Welche weiteren Maßnahmen angemessen sind, hängt vom konkreten Risiko und den verarbeiteten Daten ab.
Mit Rollen und Geräten testen
Die Person, die eine App erstellt, kennt ihre Abläufe und übersieht leicht Probleme, die anderen Nutzenden auffallen. Lassen Sie deshalb Personen mit unterschiedlichen Aufgaben typische Fälle testen. Dazu gehören auch eine Person ohne Zugriff und unvollständige Eingaben. Testen Sie außerdem eine abgelehnte Freigabe sowie Änderungen an einem Datensatz.
Testen Sie die App außerdem auf den Geräten, die später im Alltag zum Einsatz kommen. Wenn Beschäftigte einen Browser und ein Smartphone verwenden, prüfen Sie beides. Funktionen wie das Scannen von Barcodes verhalten sich je nach Plattform und Umgebung unterschiedlich. Testen Sie auch, ob Änderungen gespeichert und bei einer späteren Synchronisierung korrekt angezeigt werden.
Wenn Änderungen in der Vorschau sonst echte Daten verändern könnten, verwenden Sie eine Testdatenquelle. Bei AppSheet können sich Änderungen in der Vorschau auf die Datenquelle im laufenden Betrieb auswirken. Halten Sie außerdem fest, welche Rolle Sie getestet haben und ob diese nur die vorgesehenen Datensätze sehen und bearbeiten konnte. Bei personenbezogenen Daten verlangt die Datenschutz-Grundverordnung risikogerechte Sicherheitsmaßnahmen; dazu gehört auch, deren Wirksamkeit regelmäßig zu überprüfen. Sie schreibt dafür kein einzelnes Testverfahren vor.
Datenexport vorher klären
Mit einem Export lassen sich Daten auswerten und weiterverarbeiten. Dabei entsteht außerhalb der App eine Datei, die kopiert, weitergegeben oder länger als geplant gespeichert werden kann. Legen Sie deshalb fest, wer exportieren darf, welche Daten die Datei enthält und wo sie abgelegt wird.
Prüfen Sie vor dem Start, ob Sie die exportierten Daten in einem geeigneten Format öffnen und wieder einlesen können. Achten Sie auf Datums- und Zahlenformate sowie darauf, ob verborgene Felder, Anhänge oder abgeleitete Angaben mit exportiert werden. Ein Export einzelner Tabellen sichert außerdem nicht automatisch die Beziehungen zwischen den Daten. Auch die Zugriffsrechte und die Ablauflogik der App werden dadurch nicht automatisch gesichert. Wenn Sie einen späteren Plattformwechsel absichern wollen, testen Sie die Wiederverwendung der Daten frühzeitig.
Die Exportfunktionen unterscheiden sich je nach Anbieter. Bei AppSheet setzt der dokumentierte CSV-Export eine Anmeldung und die Nutzung im Browser voraus. Die Funktion hat eine Laufzeitgrenze von zwei Minuten. Das ist eine produktspezifische Einschränkung und kein allgemeiner Grenzwert für No-Code-Apps. Prüfen Sie auch bei der gewählten Plattform, ob Exportumfang und Dateiformat zu Ihrem Datenbestand passen.